Die Gründe für das Timing können zwar variieren, doch jedes Unternehmen kommt einmal an den Punkt, wo es den Austausch seines aktuellen Telefonsystems in Betracht ziehen sollte. Wenn Sie sich derzeit in dieser Situation befinden, dann machen Sie sich keine Sorgen. Sie sind nicht allein.
Bei den meisten Unternehmen macht ein bestimmtes Ereignis den Umstieg auf ein anderes Telefonsystem notwendig. Bei einem kleinen Prozentsatz der Unternehmen kann dies ein nicht behebbarer Systemausfall sein, doch die Mehrheit muss sich aus einem der fünf folgenden wichtigen Gründe nach Ersatz umsehen:
Dieser Auslöser ist einer, den die meisten Eigentümer begrüßen. Das Unternehmen wird größer und die bestehende Telefonanlage hat schlicht ausgedient, es gibt aber keine einfache oder kostengünstige Möglichkeit, sie entsprechend anzupassen. Ob sie nun neue Mitarbeiter eingestellt, eine Zweigstelle eröffnet oder ein anderes Unternehmen übernommen haben – Ihr Telefonsystem kann ihre aktuellen Geschäftsanforderungen einfach nicht mehr unterstützen.
Sie haben womöglich jahrelang von einem zuverlässigen Service für Ihr Telefonsystem profitiert, doch jetzt haben Sie der Hersteller und der lokale Support-Anbieter darauf aufmerksam gemacht, dass sie keinen Service oder Ersatzteile mehr bereitstellen können. Da Ihr Unternehmen aber von einer zuverlässigen und stets funktionierenden Kommunikation mit Kunden abhängig ist, stellt ein Systemausfall und die daraus resultierende Störung des Geschäftsbetriebs ein Risiko dar, das Sie sich nicht leisten können.
Im Gespräch mit Branchenkollegen oder Ihren technisch versierten Mitarbeitern stellen Sie fest, dass Ihr System zwar zuverlässig funktioniert hat, es aber zahlreiche Technologieentwicklungen gegeben hat, die Ihren Mitarbeitern ein produktiveres Arbeiten erlauben und Ihrem Unternehmen insgesamt einen Wettbewerbsvorteil verschaffen können. Ihr Systemhersteller hat nicht mehr in F&E investiert, um neue Funktionen für Ihr aktuelles System bereitzustellen. Deshalb möchten Sie gerne mehr über neue Funktionen erfahren und herausfinden, ob sie für Ihr Unternehmen geeignet sind.
Es gibt natürlich Situationen, in denen Ihr lokaler Support-Anbieter zu Ihnen kommen muss; weil Sie keine Lust haben, für teure Serviceanrufe zu bezahlen, um einfache administrative Aufgaben zu erledigen, wie das Hinzufügen eines neuen Telefons oder das Verlegen eines Mitarbeiters von einem Teil des Büros in einen anderen. Sie werden sich fragen, ob es nicht einen einfacheren und günstigeren Weg gibt, um das Telefonsystem zu verwalten.
Nur wenige Branchen sind von Veränderungen in derselben Geschwindigkeit und dem Ausmaß betroffen wie der Sektor für Unternehmenskommunikation. Es geht kaum ein Monat vorbei, in dem nicht ein Hersteller den anderen aufkauft (oder aufgekauft haben soll) oder ein Hersteller wegen der überaus aggressiven Konkurrenz mit sinkenden Einnahmen zu kämpfen hat. Sie machen sich Gedanken, ob Ihr aktueller Systemhersteller vielleicht finanziell auf wackligen Füßen steht oder einer unsicheren Zukunft entgegensieht. Angesichts dessen stellen Sie sich die Frage, ob die Hersteller die von Ihnen geforderte Stabilität und Unterstützung weiterhin bereitstellen können.