Hoewel de redenen of het moment kan verschillen, zal ieder bedrijf op een bepaald moment moeten overwegen zijn huidige telefoonsysteem te vervangen. Wanneer u zich op dit moment in deze situatie bevindt, maakt u zich dan geen zorgen: u bent niet de enige.
Voor de meeste bedrijven wordt de noodzaak om een telefoonsysteem te vervangen door een bepaalde gebeurtenis versterkt. Hoewel voor een klein percentage bedrijven dit de vorm kan aannemen van niet te repareren systeemuitval, geldt voor de meeste bedrijven dat zij een beslissing moeten nemen over vervanging op basis van één van deze vijf redenen:
Deze trigger is bij de meeste eigenaren zeer welkom: het bedrijf groeit en het bestaande telefoonsysteem heeft gewoon de maximale capaciteit bereikt, zonder duidelijke of betaalbare manier om op te waarderen. Of de onderliggende drijfveer nu is dat er nieuwe werknemers zijn aangenomen, dat er een nieuwe nevenvestiging is geopend, of dat er een overname heeft plaatsgevonden: uw telefoonsysteem kan gewoon niet meer voldoen aan uw huidige bedrijfsbehoeften.
U hebt waarschijnlijk jarenlang kunnen vertrouwen op uw telefoonsysteem, maar de leverancier en uw plaatselijke ondersteuningsaanbieder hebben aangegeven dat zij niet langer onderhoud of vervangende onderdelen kunnen leveren. Omdat uw bedrijf absoluut afhankelijk is van betrouwbare, ‘always-on’ communicatie met uw klanten, vormen de mogelijkheid van systeemuitval en de bijbehorende bedrijfsonderbreking een risico dat u niet kunt nemen.
Wanneer u praat met vakgenoten of werknemers die technologisch goed op de hoogte zijn, realiseert u zich dat hoewel het systeem trouwe dienst heeft geleverd, er inmiddels technologische ontwikkelingen hebben plaatsgevonden waarmee uw werknemers productiever kunnen zijn en uw gehele bedrijf beter kan concurreren. Omdat uw systeemleverancier niet langer investeert in R&D om nieuwe functies voor uw huidige systeem beschikbaar te maken, bent u erg nieuwsgierig naar nieuwe mogelijkheden en wilt u zien of ze goed passen bij uw bedrijf.
Hoewel er absoluut momenten zijn waarop u uw plaatselijke ondersteuningsaanbieder moet vragen langs te komen, bent u het zat om dure onderhoudsbezoekjes te betalen voor eenvoudige administratieve taken, zoals het toevoegen van een nieuw telefoontoestel of het overplaatsen van een werknemer binnen uw kantoor. U merkt dat u zich afvraagt of er geen eenvoudigere, goedkopere manier is om uw telefoonsysteem te onderhouden.
Er zijn maar weinig bedrijfstakken die zo veel en zo snel achter elkaar wijzigingen doormaken als de sector zakelijke communicatie. Het gaat zelden een maand voorbij waarin een aanbieder geen andere aanbieder heeft opgekocht (of waarvan dit wordt gezegd), of dat een aanbieder de inkomsten ziet dalen vanwege de zeer sterke concurrentie. U maakt zich zorgen dat uw huidige systeemleverancier financieel steeds minder stevig staat of een onzekere toekomst tegemoet gaat, en door deze vooruitzichten vraagt u zich af of zij de stabiliteit en ondersteuning kunnen blijven leveren die u nodig hebt.